Par le Cabinet Peyrical et Sabattier Associés – Amif Partenaire
Dans un souci de simplification et d’harmonisation des missions confiées aux officiers de l’état civil, l’article 48 de la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe, transfert la gestion des Pactes Civils de Solidarité (Pacs) aux officiers de l’état civil des communes en lieu et place des greffes des tribunaux d’instance.
Sources textuelles :
– Décret n°2017-889 du 6 mai 2017 relatif au transfert aux officiers de l’état civil de l’enregistrement des déclarations, des modifications et des dissolutions des pactes civils de solidarité, pris pour application de l’article 48 de la loi susvisée.
– Circulaire du 10 mai 2017 précisant les modalités juridiques et pratiques de mise en œuvre de ce transfert de compétence (comprenant plusieurs fiches techniques détaillées).
Date et contenu de la prise en charge par les communes
A compter du 1er novembre 2017, il reviendra à l’officier d’état civil de la commune dans laquelle les partenaires déclarent fixer leur résidence commune :
– de recevoir et enregistrer la déclaration conjointe transmise par les partenaires à compter de cette date par voie postale ou par le biais d’un télé-service ;
– d’enregistrer la modification et la dissolution des conventions de PACS dont la conclusion a fait l’objet d’un enregistrement par les tribunaux d’instance avant cette date.
En vertu de l’article R.2122-10 du Code Général Collectivités Territoriales (CGCT dans sa version modifiée à venir au 1er novembre 2017), le Maire pourra déléguer à un ou plusieurs fonctionnaires titulaires municipaux ces fonctions.
Modalités du transfert des dossiers entre les tribunaux d’instance et les communes
Une concertation locale sur les modalités pratiques du transfert des dossiers doit intervenir et déboucher sur une convention conclue entre le Tribunal et la commune.
Les tribunaux d’instance doivent procéder au transfert, auprès de la commune sur le territoire duquel il est situé, des dossiers et des données dématérialisées des PACS en cours et des PACS dissous depuis moins de 5 ans.
Très concrètement, le transport des dossiers papier (excluant tout envoi par La Poste) devra intervenir autour du 16 octobre. Il sera à la charge et de la responsabilité du ministère de la Justice, lequel devra notamment s’assurer que les dossiers transférés n’ont pas été conservés dans des locaux contenant des matériaux amiantés dégradés ou ayant fait l’objet de travaux.
Dès le mois de septembre, il convient de prévoir le transfert des données numériques afin de tester la reprise de ces données dans le logiciel des communes.
L’organisation du service état civil
La commune devra veiller à mettre en place un système d’organisation du service visant à simplifier la gestion des nouvelles missions confiées à l’officier de l’état civil :
– Dépôt du dossier : enregistrement des PACS sur simple présentation des partenaires ou système de prise de rendez-vous de déclaration conjointe ;
– Possibilité de mettre en place un système de télé-service permettant une transmission rapide de la déclaration conjointe des partenaires (reprenant les champs du formulaire Cerfa) ;
– Mise en place d’une procédure dématérialisée de vérification des données à caractère personnel (dispositif COMEDEC) ;
– Enregistrement des déclarations, des modifications et des dissolutions : sous forme dématérialisée directement au sein de l’application informatique existante au sein de la commune ou sur registres papiers dédiés ;
– Utilisation préconisée des formulaires et récépissés d’enregistrement type.
